Genel Dava ve Takip Özellikleri

Sistemin diğer bölümlerinde yapılan klasik dava ve icra takibine ve alt modüllerine (Ajanda, Doküman ve Evrak Yönetimi vs.) has özellikler Kamu sürümünde de aynen mevcuttur. Bu kısımda Kamu Kurumları için özellikle geliştirilen ve ilave edilen bazı bölüm ve özellikler anlatılmaktadır.

Hukuk Otomasyonu Nedir?

Büyük küçük ölçekli olmasına bakılmaksızın, firmaların ya da gerçek şahısların yasal takibe düşmüş icra, dava, soruşturma takipleri ile birlikte gerek evrak takip, gerek doküman yönetimi, sözleşme ve gerekse sözel ve yazılı danışma istem ve çözümlerini, kişilere ve olaylara ilişkin bilgi ve belgelerle ilişkilendirerek yöneten, yasal ve tanımlanmış süre ve süreçlere göre otomatik olarak zamanlayıp takvimleyen, gerek masaüstü ve gerekse web ve mobil gereçlerle bu takip ve danışmanlık hizmetlerini veren kişi ve kurumların, tanımlama, dokümantasyon, izleme ve raporlama gibi iş ve işlemlerini kolaylaştıran sistemlerdir.

Mevcut Hukuk Otomasyonları ve Biz…

• Bugüne dek hazırlanan hukuk programları çoğunlukla icra çıktıları almak ve takip işlerini hızlandırmak üzere yapılmış programlarla, avukatların içtihat ve mevzuat konusundaki taleplerini karşılamak üzere hazırlanmış hukuku yüzeysel olarak ele alan, hukuk süreçleri konusunda yetersiz, dar kapsamlı ve sınırlı alanlarda (icra, mevzuat, içtihat) programlardır.
• Mevcut yazılımların geliştirilmesinde yeterince hukukçulara yönelik ihtiyaç analizleri yapılmamış, yüzeysel ortam analizleri ve son kullanıcı talepleri ile yetinilmiştir. Oysa programların kullanıcı dostu olması ne kadar önemli ise temel gereksinimleri karşılaması, özellikle usul kurallarını benimsemesi de o kadar önemlidir.
• Piyasadaki standart programlar, kolay hazırlanabilen ve sadece TİCARİ ANLAYIŞLA HAZIRLANMIŞ programlardır.
• Hukuk Yazılımları denince ülkemizde yıllarca İcra ile İçtihat ve Mevzuat yazılımları anlaşılmıştır.
• DAVA YAZILIMLARI ise senelerden bu yana şirketimiz dışındaki tüm yazılım şirketlerinden üvey evlat muamelesi görmüştür. Özellikle, yasa ve usule uygun olarak hazırlanmış Dava Programı olarak sadece şirketimize ait program bulunmaktadır.
• Özellikle Dava konusunda son zamanlarda ortaya çıkmış bazı ticari yazılımlar olmakla birlikte içerik ve kapsam olarak incelendiğinde; akademik yaklaşımdan ve yasal süreçlerden uzak, yetersiz ve yanıltıcı yazılımlar oldukları görülecektir.
• Oysa şirketimiz ilk yazılım ürününü 2003 yılında Dava yazılımları alanında «Dava Yönetimi» adı ile çıkarmış ve bugüne değin bu segmentteki liderliğini hiçbir şirkete bırakmamıştır.
• Deneyimlerimizle sabitir ki; Dava Takiplerinde Kamu Kurumları için olmazsa olmazlardan biri DAVA SÜREÇLERİNİN TAKİBİ’dir.
  • Tedbir uygulamalarından,
  • Davaları açılması ve Dava Dilekçelerine,
  • İlk itirazlara,
  • Davaya Cevap,
  • Replik,
  • Duplik dilekçelerine,
  • Delil ve Karşı Delil Listelerine,
  • Savunma ve Açıklama Dilekçelerine,
  • Islah ve Düzeltme Safhalarından,
  • Hüküm,
  • İtiraz,
  • İstinaf
  • Temyiz,
  • Tashih-i Karar ve İade-i Muhakeme,
  • Teminatların İadesi safhalarına kadar tüm süreçlerin yasal gerekliliklere ve DAVA TİPLERİNE uygun olarak takip edilmesi gerekmektedir.
• Özellikle Duruşmaların, Keşiflerin ve diğer incelemelerin, mazeretli dosyaların, ara kararlarının istisnasız bir disiplin içinde takibi ve edası gerekmektedir.
• Beklenen, bu süreçleri bir otomasyon programının takip etmesi, raporlaması ve yeri geldiğinde ilgilileri uyarmasıdır.

Üzücüdür ki bu safhalara uygun yazılım sistemleri (yazılımımız dışında) mevcut değildir.

Aleyhe Davalar

• Kamu Kurumları bakımından incelendiğinde durum elbette ki daha içinden çıkılmaz durumdadır. Kamu kurumları genelde ALEYHE DAVALAR bombardımanı altında olup, yüzeysel yazılımlar (yine şirketimiz yazılımı dışında) bu konuda adım dahi atmamışlardır.
• Özellikle Dava Programlarının DAVA ARKADAŞLIĞI mantığı konusunda özellikle titiz olması gerekmektedir. (Her davada birden çok taraf, her tarafa ait birden çok talep, her talebe ilişkin sınırsız hüküm ve temyiz bilgilerinin tutulabildiği, davacı ve davalı yönünden verilen kararların detayları ile işlenebildiği, faiz, tazminat, harç, vekalet ücreti ve dava masraflarının otomatik hesaplandığı dava otomasyon sistemleri ) yine şirketimiz yazılımı dışında bulunmamaktadır.

İcra Takipleri Bakımından

• İcra Takipleri bakımından da mevcut piyasa yazılımları doğrudan kamu kurumları tarafından kullanılamaz durumdadır. Dava takiplerinde genelde Davalı oldukları gibi, icra takiplerinde de genel olarak kamu kurumları Borçlu durumdadır. Kamu kurumları bu kez ALEYHE İCRA TAKİPLERİ ile karşı karşıyadır ve bu kez kullanılacak programın aynen alacaklı olunan dosyalarda olduğu gibi kurumun muhatap olduğu borcu en ince ayrıntısına kadar hesaplaması ve raporlaması gerekmektedir.
• Bunun yanında kamu kurumlarının çoğu icra takiplerinde 6183 sayılı yasaya uygun faiz hesabı kullanmaktadır.
• Bu tür takiplerde faiz hesaplaması standart uygulamalardan farklıdır ve sadece faiz oranının alacağa uygulanması doğru hesaplama için yeterli değildir.
• Kamu kurumları uygulamalarında HARÇTAN MUAF olup, İcra Takiplerinin bu uygulamalara da uygun olarak hazırlanması gerekmektedir.

Piyasadaki yazılımlar (yine şirketimiz yazılımı dışında) bu konularda da yetersizdir.

• Bunun yanında kamu kurumlarında davaya ilişkin iş ve işlem akışı standart ticari şirketler ve avukatlık ofislerinden farklıdır.
• Kamu kurumlarında tüm işlemlerin kaynağında GELEN ve GİDEN EVRAK akışı yatmaktadır.
• Kamu kurumlarında evrak sisteme işlenir ve ilgili departman ya da avukata bir silsile takibi ile havale edilir. Bu evraktan; icra dosyası, dava dosyası, ihtarname ya da suç duyurusu oluşturmasına sorumlu karar verecek ve her şey başlangıçta gelen bu evrakla ilişkili olacaktır.
• Kamu Kurumunda Her şey Evraka Bağlı Olarak Takip Edilir…
• Gerektiğinde bu evraktan otomatik olarak gerekli takipler (dava, icra takibi, suç duyurusu, ihtarname vs.) oluşturulabilmeli, bu evrakın gelen giden tarih sayısı ile yada ilgili kişinin Adı, TC si vs. ile bu evraktan doğmuş davalar, icra takipleri, suç duyuruları ya da cevabi evraklara, ilişkili evraklara ulaşılabilmelidir.
• Kamu kurumlarında evrak sebep ve sonuç olarak kabul edilmeli ve her kayıt bu evrakla ilişkilendirilebilmelidir. Oysa (şirketimize ait yazılım dışında) bu yaklaşımla hazırlanan hukuk programı yoktur.
• Gelen Giden Evrak Modülünde tutulan evraklar sistemimizde tüm girdilere göre raporlanabilmekte, istatistiki veriler elde edilebilmektedir.
• Evrak Takip Sistemimiz, Doküman Takip Sistemimiz ile birlikte bağımsız çalışabileceği gibi, istenen bir Doküman Yönetim Sistemine de entegre edilebilir.
• Sistemimizde bulunan doküman dolaşım sistemi aracılığı ile evrakın şahıslar, kurum içi birimler ya da farklı kurumlar arasında gezinmesi takip edilebilir, her aşamasındaki değişiklikler farklı kaydedilir.
• Her aşamada evraka farklı dokümanlar, farklı evraklar ve farklı dava, icra, soruşturma dosyaları eklenebilir, bu eklentilerden evraka, ya da evraktan bu eklentilere ulaşılabilir.
• Evrak ve doküman sistemlerimiz üzerinden istenen raporlar, liste ya da istatistik ve grafik olarak alınabilir.
• Evrak ve doküman yönetim sistemimizden istenen formata göre farklı rapor ve çıktılar düzenlenebilir.
• Evrak ve dokümanlar ilişkili oldukları diğer eklentilerden bağımsız olarak arşivlenebilir.
• Gerek dokümanlar ve gerekse gelen giden evraka barkod numaraları verilebilir ve bu numaralarla sorgulanabilir.
• Kamu kurumlarının gereksinim duyduğu hukuk otomasyon sistemlerinde çok önemli bir bölümü de MÜTALAA YÖNETİMİ oluşturmaktadır.
• Takip edilen lehe aleyhe dava ve icra takipleri ya da suç duyuruları ya da sözleşmelerle ilgili ya da özel görüş gereksinimlerinden doğan mütalaa talepleri doğrultusunda hazırlanan örnek yazışmalar sistemden ilgililerine konularına, dava ve süreç tiplerine, mütalaa veren kişilerin isimlerine göre örnek teşkil edecek şekilde saklanmalı ve yöneltilmelidir.
• Bu mütalaalar gerektiğinde farklı modüllerde dosyaların altında muhafaza edilebilmelidir.
• Mütalaa Yönetimi konusunda da (bizim sistemimiz dışında) konuya hakim başka bir yazılım bulunmamaktadır.
• Oysa ki sistemimizde olduğu gibi, kamu kurumlarımızda yer alan değerli hukukçularımız yanında akademisyen kimliği ile hocalarımızın verdiği mütalaalar sistemde yer almalı, açılan davanın konu ve içeriğine göre gerekir ise ilgili dosyaların ekinde kullanıcıları uyarmalıdır…

Kamuda Doküman Yönetimi

• Avukat için «her dilekçe, yazışma, sözleşme bir eserdir». Özellikle devreden sorumluluk anlayışı ile yönetilen kamuya ait hukuk departmanlarında önceki üstatların hatta mesai arkadaşı hukukçuların hazırladığı, hasım vekillerden ya da asillerden gelen tüm dokümanların ilgili dava, icra ya da soruşturma dosyaları hatta sözleşmelerin altında saklandığı DOKÜMAN YÖNETİMİ bu anlamda vazgeçilmez bir modül olacaktır.
• Hangi belge kim tarafından yazıldı, kime havale edildi, kim tarafından ne şekilde değiştirildi; bu bilgilere ulaşmak, sorgulamak ve raporlamak da önemlidir.
• Bir hukukçu gözü ve titizliği ile dokümanların saklanması ve gereğinde, dokümanın adına, mahkemesine, esas numarasına, hazırlayan avukatına, yazışmanın tarihine vs. göre aranması ve bulunması görülmekte olan davaların sağlığı ve güvenliği bakımından önemlidir.
• Hukuk sistematiğine uygun bu sistem, Avukatmarket Lawyer Team yazılımlarında mevcuttur.

Atamada Dosya Sınırlaması

• Kamu kurumlarında kullanılan programın gerek evrak ve gerekse dosya atamalarının o kurumda çalışanların iş yoğunluğuna göre dağıtım yapabilecek şekilde hazırlanması gerekir ki; KULLANICILARIN İŞ YÜKÜ GRAFİKLERLE KONTROL EDİLEBİLİR…
• Sistemimizde diğer otomasyon sistemlerinden farklı olarak sistemdeki kullanıcılar üzerindeki dava, icra, suç duyurusu, sözleşme, duruşma, iş bakımlarından iş yükleri gerek listeler ve gerekse istatistik ve grafiklerle kontrol edilebilmekte ve avukatların iş yükü anlık olarak izlenebilmektedir. KULLANICILAR İÇİN SAYISAL YA DA RAKAMSAL LİMİTLER BELİRLENEBİLİR.
• İstenirse atanacak dosyalarla ilgili sayısal ya da rakamsal limitler belirlenebilmekte, bu limitler dolduğunda atama yapan yönetici uyarılabilmektedir.

KAMUYA ÖZEL YETKİLENDİRME ve LOGLAMA

• Sistemimizde diğer sistemlerden farklı olarak üç farklı boyutta yetkilendirme yapılabilmektedir.
• Gerek formlar ve gerekse ilgili tüm alanlar üzerinde grup ve kullanıcı bazlı yetkilendirmeler yapılabilir.
• Bu form ve alanlara, sadece izleme yetkileri verilebilir ya da bu form ve alanlar gurup ya da kullanıcılardan tümü ile gizlenebilir.
• İstenirse bu form ve alanlarda değişiklik yapılmak istendiğinde ilgili grup ya da kullanıcı uyarılarak anlık ya da süreli giriş ya da değiştirme izinleri verilebilir.
• Bazı form, evrak, doküman ya da ilgili kayıtlara sadece belli gurup yada kişilerin girişine izin verilebilir.
• Log Modülü ile tüm form ve alanlarda yapılan her türlü değişiklik ve silme işlemleri karşılaştırmalı olarak izlenebilir, gerekir ise istenen gün ve saatteki haline dönülebilir.